در فرهنگ فارسی معین، صورتجلسه به معنای نوشته ای که رویدادها و گفتگوهای جلسه در آن ثبت می شود آمده است. صورت جلسه ها به طور معمول دربردارنده مواردی مانند : تاریخ و محل برگزاری جلسه، مشخصات اعضای شرکت کننده و تصمیم های گرفته شده می باشد.
هر جلسه رسمی با گردهمایی ارکانی اعم از اعضای جلسه،دستور جلسه، در زمان مشخص و مکان تشکیل می شود. متمم به وجود آمدن جلسه تنظیم صورتجلسه ای می باشد که رسمی و قانونی بودن جلسه را فراهم و مهیا می کند.
تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت در کرج
مطالب به وسیله دبیر یا منشی جلسه در نشست های رسمی صورت می گیرد. این امکان وجود دارد که منشی جلسه یکی از اعضای جلسه و یا شخص دیگری باشد که به همین عنوان و بدون دربرداشتن حق رای در جلسه حاضر می شود.
متن صورت جلسه تغییرات در کرج بایستی به صورت کامل و دقیق و طبق نمونه های ارائه شده اداره ثبت شرکت ها تنظیم شود و بعد از آن به صورت عینی در سامانه اداره ثبت شرکت ها قید گردد بعد از قید در سامانه بایستی اصل صورتجلسه امضا شده به اداره ثبت شرکت ها ارسال شود.
تنظیم صورت جلسه در کرج به شیوه هایی به تشریح ذیل دسته بندی می شوند :
- تنظیم صورت جلسه شرکت های با مسئولیت محدود.
- تنظیم صورت جلسه شرکت های سهامی خاص.
- تنظیم صورت جلسه شرکت های سهامی عام.
- تنظیم صورت جلسه شرکت های تضامنی.
- تنظیم صورت جلسه شرکت های تعاونی.
- تنظیم صورت جلسه شرکت های نسبی.
- تنظیم صورت جلسه شرکت های مختلط سهامی.
- تنظیم صورت جلسه شرکت های مختلط غیر سهامی.
قالب تدوین صورت جلسه به شرح ذیل می باشد :
- شماره جلسه ( برمبنای استمرار و یا دوره ای بودن )
- مشخصات اعضای شرکت کنندگان.
- دستور جلسه ( هدف تشکیل جلسه. )
- مطالب مطرح شده در جلسه.
- تصمیمات اتخاذ شده.
- زمان جلسه ( زمان شروع و خاتمه جلسه )
- مکان جلسه.
- تکلیف جلسه بعدی ( بدین معنی که درصورتی که موضوع به جلسه ی بعد موکول گردد ، در صورتجلسه زمان و مکان و دستور بعدی مشخص شود. )
- امضاء شرکت کنندگان.
شایان ذکر است در صورت جلسه های تغییراتی که دربردارنده جنبه مالی یا حقوقی می باشد و یا از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد می بایست صفحه های ان توسط شرکت کنندگان تنظیم و به امضا برسد.
فرآیند انجام تغییرات صورت جلسه ی شرکت در کرج
بعد از آن که یک شرکت در کرج به ثبت رسید می تواند در مواردی از اساسنامه و یا هر آن چه که به شرکت مربوط می باشد تغییراتی را به وجود بیاورد.
مقصود از تغییرات و تصمیم های شرکت ها در کرج کلیه تغییرات و تصمیمات شرکت در کرج می باشد که در مجمع عمومی عادی و یا مجمع عممی فوق العاده یا در جلسه های هیات مدیره با توجه به ضرورت هایی انجام می شود.
به سبب ماده ی 200 قانون تجارت ثبت تغییرات شرکت ها در کرج به تشریح ذیل الزامی است:
- تغییر اساسنامه.
- تمدید مدت شرکت،زاید بر مدت مقرر.
- انحلال شرکت،حتی در مواردی که انحلال به واسطه ی انقضای مدت شرکت صورت گیرد.
- تعیین کیفیت حساب یا تبدیل شرکا یا خروج برخی از آن ها از شرکت.
- تغییر اسم شرکت.
- در هر تقسیم درباره مورد مشخص ماده ی 58 قانون تجارت در ماده ی 58 قانون تجارت در ماده ی نهم نظام نامه ی قانون تجارت،علاوه بر موارد بالا،تغییر مدیر یا مدیران شرکت هم افزوده شده است.
ثبت تغییرات شرکت ها در کرج ملزم تنظیم و ارائه صورتجلسه مطابق با موضوع تغییرات و ارائه آن به مرجع ثبتی می باشد.
در صورتی که صورت جلسه تغییرات در کرج کامل باشد و تمامی اصول و قاعده های قانونی در آن رعایت شده باشد و مطابق مواردی باشد که در پرونده اصلی موجود می باشد اداره کل شرکت ها آگهی تغییرات ثبتی را صادر می نماید تا در روزنامه رسمی و محلی ابلاغ رسانی گردد.
مدارک مورد نیازجهت ثبت تغییرات شرکت در کرج
- ارائه رونوشت برابر اصل شناسنامه و کارت ملی اعضای جدید ، بازرسین و سهامداران.
- ارائه رونوشت شناسنامه و کارت ملی اعضای قدیم و جدید.
- ارائه تعداد سهام شرکت و اعضای قدیم و جدید.
- ارائه لیست اسامی اشخاصی که در شرکت حق امضا دارند.
- ارائه آدرس و کد پستی شرکت.
- ارائه سمت اعضای جدید و قدیم.
- ارائه رونوشت آخرین آگهی تغییرات.
- ارائه مبلغ سرمایه و ارزش ریالی.
- ارائه رونوشت کارت پایان خدمت اعضا و بازرسین جدید به بعد برابر اصل شده در دفاتر اسناد رسمی.
- ارائه برگه دارایی در صورت نقل و انتقال سهام.
مراحل ثبت تغییرات اینترنتی شرکت در کرج
مراحل ثبت تغییرات اینترنتی شرکت در کرج و در سامانه اداره ثبت شرکت ها (صورتجلسه) به تشریح ذیل می باشد:
مرحه اول: کامل نمودن اطلاعات شرکت.
- وارد نمودن شناسه ملی شرکت .
- وارد نمودن شماره ثبت و انتخاب نوع شرکت در صورت دربرنداشتن شناسه ملی.
مرحله دوم : درج اطلاعات جلسه
- تعیین نوع صورتجلسه با توجه به نوع شرکت ( مجمع عمومی سالیانه، مجمع عمومی عادی، فوق العاده و..)
- مشخص نمودن حد نصاب جلسه مبنی بر حضور تمامی اعضای شرکت و یا اکثریت اعضا.
- تکمیل مشخصات درخواست کننده ( نام، نام خانوادگی، شماره ملی، …)
- مشخص نمودن مقام درخواست کننده مبنی بر اینکه اصیل باشد یا وکیل.
- مشخص نمودن تاریخ برگزاری جلسه.
- وارد نمودن ساعت شروع و پایان در جلسه در قسمت های مربوطه و رعایت تقدم و تأخر ساعات جلسه درصورتی که در یک روز چند جلسه تشکیل شده باشد.
- کلیک بر روی کلید پذیرش موقت.
- دریافت شماره 19 رقمی.
- تعیین مشخصات و مقام امضا کننده دفتر.
مرحله سوم : درج تصمیمات جلسه.
- انتخاب نمودن تصمیم مورد نظر از لیست نوع تصمیم و انتخاب نمودن کلید افزودن تصمیم جلسه.
مرحله چهارم : مشخص نمودن نام های مورد تقاضا ،در صورتی که در موضوع جلسه تغییر نام وجود داشته باشد.
- مشخص نمودن اولویت به ترتیب اسامی ( نبایستی بیش تر از پنج اسم باشد)
- تایپ اسم مورد نظر در فیلد درخواستی.
مرحله پنجم : درج اشخاص جلسه
- مشخص نمودن اعضای حاضر در جلسه و سمت آنها در جلسه( وکیل، سهامدار…)
- وارد نمودن اطلاعات شخص ( نام، نام خانوادگی، شماره ملی، نام پدر، تابعیت …)
- وارد نمودن شماره ملی شخص در صورت ایرانی بودن و شماره گذرنامه در صورت غیر ایرانی بودن.
- وارد نمودن نام شخص، شناسه ملی و شماره ثبت در صورت حقوقی بودن شخص.
مرحله ششم : درج سمت اشخاص جلسه
- تعیین نمودن اشخاص جلسه.
- انتخاب مقام در شرکت از لیست مربوطه.
- انتخاب مقام در جلسه.
مرحله هفتم : تعیین ارتباط اشخاص جلسه ( نماینده سهامدار بودن یا وکیل سهامدار بودن)
- انتخاب نمودن گزینه نماینده یا وکیل.
- انتخاب نمودن نوع نمایندگی ( وکیل، وصی، قیم ..) از لیست مربوطه.
- انتخاب نمودن موکل.
- انتخاب نمودن گزینه ی ثبت ارتباط اشخاص.
مرحله هشتم : در این مرحله درخواست کننده بایستی مدارکی را که بر اساس تصمیم های انتخاب شده و نوع صورتجلسه، تهیه شده است را ارائه نماید و گزینه " تأیید مدارک مورد نیاز" را انتخاب نماید.
مرحله نهم : تایپ متن صورتجلسه.
- تایپ متن صورتجلسه در این صفحه و استفاده از متون پیش فرض از سامانه.
- یا زدن کلید " دریافت متن پیشنهادی رایانه" بر پایه تصمیم های گرفته شده.
- کلیک بر کلید پذیرش نهایی.
پس از پذیرش اینترنتی از شیوه سامانه و دریافت تأییدنامه پذیرش در مرحله آخر ، درخواست کننده بایستی رونوشت های اصلی صورت جلسات تنظیم شده و پیوست های آنها را حداکثر به مدت سه روز کاری از شیوه باجه های پست به صورت سفارشی به آدرسی که در تأیید نامه پذیرش ذکر شده است ارسال نمایند.
