در واقع اساسنامه سندی می باشد که به شرکت اعتبار می بخشد و در آن راه و روش ها و دستورالعمل ها و دارایی شرکت هدف و نحوه فعاليت و وظايف هر کدام يک از اعضاء شرکت و هيات مديره و مجامع عمومى و بازرسان شرکت و تعداد مديران و شیوه انتخاب و مدت مأموريت و شیوه تعيين جانشين مديرانى که فوت يا کناره گیری نموده اند و يا محجور و ورشکسته مىشوند مشخص مىگردد و کليه مواد آن را اعضا بایستی رعایت کنند و رعایت آن لازمالرعايه است و همانطورى که در زندگى يک شخص حقيقى سجل يا شناسنامه او سبب هويت و اعتبارش مىشود در شخص حقوقى نيز اساسنامه به او هويت و اعتبار مىدهد و حدود اختيارات و وظايف مديران و ميزان مسؤوليت آن ها و چگونگى عملکرد آن ها در آن درج می شود.
طبق ماده 8 لایحه اصلاحی مصوب 24/12/1348 اساسنامه شامل مواردی به شرح ذیل باشد.
- نام شرکت.
- موضوع شرکت بهصورت واضح و روشن.
- مدت شرکت، در صورتی که شرکت به منظور مدت زمان خاصی تشکیل شده باشد.
- مرکز اصلى شرکت و محل شعبه آن در صورتىکه تأسيس شعبه مورد نظر باشد.
- مبلغ سرمايه شرکت و تعيين وجوه نقدى و غيرنقدى آن.
- تعداد سهام بىنام و با نام و مبلغ اسمى آن.ها و در صورتی که تشکیل سهام ممتاز مورد نظر باشد تعيين تعداد، خصوصيات و امتيازات اينگونه سهام.
- تعيين مبلغ پرداخت شده هر سهم و شیوه دریافت بقيه اسمى هر سهم و مدتى که بايستی دریافت شود که البته اين مدت بيشتر از ۵ سال نمىباشد.
- شیوه انتقال سهام با نام.
- شیوه تبديل سهام با نام به سهام بىنام و بالعکس
- در صورت پيشبينى امکان صدور اوراق قرضه، ذکر شرايط و ترتيب آن ها.
- شرايط و ترتيب افزايش و کاهش سرمايه شرکت.
- مواقع و ترتيب دعوت مجامع.
- مقررات راجع به حد نصاب لازم به منظور تشکيل مجامع عمومى و ترتيب اداره آن ها.
- تعداد مديران و چگونگی انتخاب و مدت مأموريت و چگونگی تعيين جانشين براى مديرانى که فوت نموده و يا استعفاء مىکنند يا از جانب قانون ورشکسته، برکنار و يا ممنوع مىگردند.
- تعيين وظايف و حدود اختيارات مديران.
- تعداد سهام تضمينى که مديران بايد به صندوق شرکت بپردازند.
- ذکر اين که شرکت داراى چند نفر بازرس خواهد بود و چگونگی انتخاب و مدت مأموريت آن ها.
- تعيين آغاز و پايان سال مالى شرکت و موعد تنظيم ترازنامه و حساب سود و زيان و تسليم آن به بازرسان و مجمع عمومى سالانه.
- چگونگی انحلال اختيارى شرکت و ترتيب تصفيه امور آن.
- چگونگى تغيير اساسنامه.
تفاوت اساسنامه و شرکتنامه
هویت شرکت های تجاری اساسنامه می باشد. بدیین معنی می باشد که در اساسنامه هر شرکت مشخصات آن از قبيل اسم و موضوع و هدف و سرمايه و مديران و نحوه انتخاب و وظايف و اختيارات آن ها و چگونگى تعيين جانشين در مواردى که بعضى از آنها فوت نموده و يا ورشکسته شده و يا استعفاء کرده و يا صلاحيت او گرفته شده باشد، معين و مشخص مىشود و بهطورکلى عملکرد ها و راه و روش های شرکت در آن ذکر می شود و محتوای آن به منظور همه شرکاء لازمالرعايه است یعنی کلیه اعضای شرکت بایستی آن را رعایت نمایند و رعایت آن از الزامات می باشد.) و همه شرکتها بايستی دربردارنده اساسنامهاى باشند . ولی شرکتنامه مختص شرکتهاى با مسئوليت محدود، تضامنى و نسبى مىباشد و شرکتهاى سهامى و تعاونى نيازى به شرکتنامه ندارند و شرکتنامه هم نوعی سند رسمى می باشد که بين دو يا چند شريک جهت تشکيل شرکت تجارتى تنظيم مى گردد و مطابق قانون تجارت (ماده ۱۹۷ قانون تجارت) بعد از آن که شرکت تشکيل و راه اندازی شد. در همان ماه اول بايستی خلاصه شرکتنامه و پیوست های آن به وزارت دادگسترى ارسال گردد و اين سند دارای اعتبار مستحکمی مىباشد که مندرجات آن در واقع، بخشی از اساسنامه شرکت می باشد که به طریق قوه قضائيه چاپ و منتشر گرديده، و در اختيار سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و اداره کل ثبت شرکتها و مالکيت صنعتى قرار مىگيرد.
در شرکتنامه باید مواردی که در ذیل عنوان شده است ذکر گردد:
- نام شرکت.
- موضوع شرکت.
- سرمایه شرکت اعم از نقدی و غیر نقدی.
- میزان سهم الشرکه هر کدام یک از شرکاء.
- تاریخ تشکیل شرکت و مدت زمان آن.
- اسامی شرکاء یا موسسین شرکت با ذکر مشخصات کامل هر یک و اقامتگاه.
- اسامی مدیران شرکت و اختیارات آن ها و مشخصات کامل هر یک و اقامتگاه.
- ذکر مشخصات بازرس یا بازرسان شرکت.
- تاریخ و شیوه رسیدگی به حساب ها و نحوه تقسیم سود و زیان شرکت.
- انحلال شرکت.
- ذکر نکات دیگری که لازم باشد.